1.                  Общие положения

1.1. Положение о учете и хранении документов (далее – Положение) разработано в целях рациональной организации документационного обеспечения в ООО «УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР ХОРС ЮГ» (далее – Учебный центр (УЦ). Положение разработано в соответствии с:
·                    Федеральным законом от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»,
·                    Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ,
·      Положением о специализированном структурном образовательном подразделении – Учебном центре ООО «УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР ХОРС ЮГ».

1.2. Настоящее Положение регламентирует деятельности в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов УЦ.
1.3. Архив УЦ создается в целях хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности УЦ и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора и подготовки к передаче на хранение в муниципальный архив.
1.4. В своей работе архив УЦ руководствуется законодательством об архивном деле в Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, локальными актами УЦ и настоящим Положением.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель руководителя по учебной части.

2. Состав документов архива

2.1. Архивные документы, поступающие на хранение в архив УЦ, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, которые могут привести к их отчуждению.
2.2. В архиве УЦ хранятся:
·                    архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности УЦ.
·                    документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
·                    Аахивные документы постоянного хранения.

3.                  Задачи и функции архива

3.1. Основные задачами архива УЦ:
·                    обеспечение единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использование архивных документов, их сохранности;
·                    осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве УЦ.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив УЦ осуществляет следующие функции:
·                    принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы УЦ;
·                    осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых архивных документов, в том числе по личному составу;
·                    проводит своевременное упорядочение архивных документов (экспертизу ценности, научно-техническую обработку, составление описей и т.д.);
·                    организует использование документов (информирует администрацию и работников УЦ о составе и содержании документов архива);
·                    бесплатно предоставляет пользователям архивные документы, оформленные в установленном порядке, архивные справки или копии архивных документов, связанные с установлением трудового стажа, социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
·                    выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и практического использования для работы в помещении архива;
·                    ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4. Права и ответственность

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за ведение архива УЦ, имеет право контролировать выполнение установленных правил работы с документами в УЦ
4.2. Лицо, ответственное за ведение архива УЦ, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
4.3. За утрату и порчу документов должностные лица, ответственное за ведение архива, несут ответственность, в соответствии с действующим законодательством.

5. Комплектование архива

5.1. Подготовка документов к передаче в архив УЦ включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
5.2. Экспертиза ценности документов.
·                    определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения;
·                    экспертизу ценности документов в УЦ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия;
·                    экспертная комиссия назначается приказом руководителя УЦ. В состав Экспертной комиссии включают не менее трех сотрудников, в том числе в обязательном порядке лицо, ответственное за ведение архива УЦ;
·                    экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел УЦ описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
5.3. Оформление дел.
·                    Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом.
·                    Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
·                    На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
·                    По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные. В каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания данного тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
·                    Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить в УЦ четко, светостойкими чернилами.
·                    Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
·                    В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
·                    Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
·                    Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
5.4. Описание документов постоянного срока хранения.
Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
Описи составляются делопроизводителем (администратором). Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении.

6. Сроки хранения документов

6.1. Срок хранения архивных документов в архиве УЦ:
·         архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности УЦ - 3 года;
·         протоколы заседания аттестационных комиссий - 10 лет;
·         невостребованные документы о дополнительном профессиональном образовании или профессиональном обучении хранятся в УЦ в течение 5 лет с даты завершения обучения;
·         документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем — 75 лет;
·         архивные документы постоянного хранения — постоянно.

7. Порядок принятия и срок действия положения

7.1. Данное Положение рассматривается и принимается на педагогическом совете УЦ и утверждается приказом руководителя УЦ.
7.2. Настоящее Положение принимается на неопределенный срок и вступает в силу с момента его утверждения.
7.3. Изменения и дополнения к Положению принимаются на педагогическом совете УЦ. Положения в новой редакции утверждается приказом руководителя УЦ. После принятия новой редакции Положения предыдущая редакция утрачивает силу.