1. Общие положения

Положение о порядке учета, заполнения, выдачи документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы (далее - Положение) разработано с целью упорядочивания работы с документами строгой отчетности в ООО «УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР ХОРС ЮГ» (далее – Учебный центр (УЦ) в соответствии с
·         Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»,
·         Приказом Министерства просвещения Российской Федерации от 26 августа 2020 года № 438 «Об утверждении Порядка УЦ и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения»,
·         Приказом Министерства науки и высшего образования РФ от 24 марта 2025г. № 266 «Об утверждении порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам»;
·         Положением о специализированном структурном образовательном подразделении – Учебном центре ООО «УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР ХОРС ЮГ».

1.1. Настоящее Положение определяет порядок:
- учета, заполнения и выдачи документов об обучении при реализации дополнительной общеразвивающей программы,
- учета, заполнения и выдачи справок об обучении,
- учета, заполнения и выдачи дубликатов документов.
1.2. Положение является локальным актом УЦ, утверждено приказом руководителя, его действие распространяется на всех работников и обучающихся в УЦ. 
1.3. Общее руководство и ответственность за изготовление, заполнение, выдачу и хранение соответствующих бланков документов возлагается на заместителя директора по учебной части. 
1.4. Бланки документов, являющиеся защищенной от подделок полиграфической продукцией, изготавливаются в соответствии с Техническими требованиями и условиями изготовления защищенной полиграфической продукции, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 сентября 2020 года n 217н «Об утверждении технических требований и условий изготовления защищенной от подделок полиграфической продукции».1.5. Бланк документа должен иметь регистрационные характеристики (серия, номер и т.п.).
1.6.  Документы об обучении, справки об обучении заполняются на русском языке.
1.7. Образцы бланков документов утверждаются приказом руководителя УЦ.
1.8. Документы об обучении выдаются УЦ:
- лицам, успешно освоившим программу обучения и прошедшим итоговую аттестацию - выдаются документы, согласно пройденной образовательной программы;
- лицам, не прошедшим итоговой аттестации или получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть образовательной программы и (или) отчисленным из УЦ  - справка об обучении (о периоде обучения).
1.9. Справки об обучении (о периоде обучения) изготавливаются на официальных бланках УЦ в соответствии с установленной формой (Приложение 1).
1.10. За выдачу документов установленного образца и дубликатов указанных документов дополнительная плата не взимается.

2. Выдача документов об обучении

2.1. Документы об обучении выдаются не позднее 5 календарных дней после издания приказа об отчислении обучающегося в связи с завершением обучения.
2.2. Справка об обучении (периоде обучения) выдается обучающимся по их личному заявлению в пятидневный срок после подачи заявления.
2.3. Дубликат документа об обучении выдается:
- взамен утраченного документа об обучении (при условии наличия в УЦ всех необходимых сведений о прохождении обучения);
- взамен документа об обучении, содержащего ошибки, обнаруженные обучающимся после его получения.
2.4. Дубликат документа о дополнительном профессиональном образовании или профессиональном обучении выдается на основании личного заявления обучающегося (Приложение 2) в соответствии с приказом УЦ о выдаче дубликата документа (Приложение 3) об обучении.
2.5. Дубликат документа, выдающийся взамен утраченного, выдаются на фамилию, имя и отчество, идентичные подлиннику документа.
2.6. Дубликат выдается на бланке, действующему на момент выдачи дубликата.
2.7. Заявление о выдаче дубликата документа об обучении и копии прилагаемых к заявлению документов (при наличии) хранятся в соответствии с номенклатурой дел в УЦ.
2.8. Документ об обучении или его дубликат выдается обучающемуся лично, или другому лицу, по заверенному в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу обучающимся, или, по заявлению обучающегося, направляется в его адрес через отделение почтовой связи заказным почтовым отправлением с уведомлением о доставке и описью вложения. Доверенность и (или) заявление, по которому был выдан (направлен) документ о дополнительном профессиональном образовании или профессиональном обучении или его дубликат хранятся в соответствии с номенклатурой дел в УЦ.
2.9. Копии выданного документа об обучении или его дубликата подлежат хранению в установленном в УЦ порядке.
2.10. Невостребованные документы об обучении хранятся в УЦ в течение 5 лет с даты завершения обучения.

3. Порядок учета, заполнения и выдачи справок об обучении, периоде обучения.

3.1. В справке указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) обучающегося, период обучения, при необходимости время присутствия в УЦ. Подписывает справку специалист УЦ, занимающийся оформлением учебно-учетных документов по данной образовательной программе. На справку о посещении ставится печать для справок.
3.2. Справка об обучении выдается обучающемуся по индивидуальному запросу обучающегося, при неудовлетворительной оценке на итоговой аттестации, а также лицам, освоившим часть образовательной программы (или) отчисленным из УЦ.
3.3. В справке об обучении указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) обучающегося, место работы (при наличии), должность (при наличии), период обучения, наименование образовательной программы, количество часов обучения по факту у обучающегося, количество часов по программе, форма обучения, результат промежуточной, итоговой аттестации. Справка выдается на бумажном носителе, в печатном виде. Подписывается руководителем УЦ и ставиться печать УЦ.

4. Заполнение дубликатов документов об образовании и (или) о квалификации.

4.1. При заполнении дубликата на бланках документов указывается слово «ДУБЛИКАТ» в отдельной строке: перед строкой, содержащей надпись «СВИДЕТЕЛЬСТВО» («СЕРТИФИКАТ») и т.д., с выравниванием текста по ширине. 
4.2. В дубликат вносятся записи, соответствующие записям документа, в отношении которого выдается дубликат.

                 5. Учет бланков документов об образовании и (или) о квалификации     
5.1. Бланки документов хранятся в УЦ, как документы строгой отчетности. 
5.2. Для учета выдачи документов, дубликатов документов в УЦ ведется журнал выдачи документов по форме, утвержденной приказом УЦ (Приложение 4). 

6. Списание документов, хранение бланков, уничтожение испорченных бланков

6.1. Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению. Бланки документов хранятся в образовательной УЦ как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру. 
6.2. Списание документов строгой отчетности производится комиссией, утвержденной приказом руководителя образовательной УЦ, в состав которой могут входить: 
·         председатель - заместитель руководителя УЦ;
·         начальники подразделений;
·         специалист, ответственный за документы строгой отчетности; 
·         материально ответственное лицо. 
6.3. Результаты работы комиссии, т.е. акт о списании бланков строгой отчетности утверждаются нормативным актом УЦ. 
6.4. Списание документов строгой отчетности производится на основании акта (Приложение 5) один раз в квартал: 
• о выданных документах, при условии наличия в ведомости выдачи документов отметки о получении документа (подписи выпускника, или наличие заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу выпускником, или почтовое уведомление о вручении); 
• об испорченных бланках документов, в которых указываются номера и серии испорченных бланков документов, количество и дата их уничтожения. 
6.5. К акту о списании бланков строгой отчетности прикладываются копии ведомостей выдачи документов и акты об уничтожении документов строгой отчетности (при наличии). 
6.6. Испорченные при заполнении бланки документов о квалификации подлежат замене и возвращаются специалисту, ответственному за документы строгой отчетности, для замены. При этом сохраняется прежний порядковый регистрационный номер документа и дата его выдачи. 
6.7. Испорченные бланки документов уничтожаются в установленном порядке на основании акта об уничтожении документов. 
6.8. Номера и серии (при наличии) испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту об уничтожении документов строгой отчетности. 

7. Заключительные положения

7.1 Настоящее Положение может быть пересмотрено в случае изменения законодательства Российской Федерации, путем разработки дополнений и приложений к данному Положению, утвержденных приказом руководителя УЦ.
7.2.Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

Приложение 1
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

Приложение 1
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

 

Форма Справки об обучении или периоде обучения по программам дополнительного профессионального образования УЦ

СПРАВКА

об обучении по программам дополнительного профессионального образования

Данная справка выдана_________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество ) _____________________________________________________________________________

место работы: __________________________________________________________________
должность (профессия): __________________________________________________________
дата рождения «_____» ___________________г.
в том, что он (а) обучался (ась) / обучается (ненужное зачеркнуть) с___________________________ по __________________________
по программе ___________________________________________________________________
в объеме: ______ часов
Объем, предусмотренный программой ___ часов.
Форма обучения: ____________________________________
Результат(ы) промежуточной аттестации:
удовлетворительно (или неудовлетворительно, или не проходил(а))
Результат итоговой аттестации: не проходил(а), (или неудовлетворительно)

 

Сведения об обучении:

 

 

Директор УЦ

 _______________________ ________________

(подпись) (Ф.И.О.)

 

М.П.

Регистрационный номер _____________

 

Приложение 2
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

Директору

УЦ

От _________________________________

___________________________________

Конт. тел___________________________

e-mail______________________________

 

Заявление

Прошу оформить дубликат по программе

________________________________________________________________________________(профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации – нужное подчеркнуть)

________________________________________________________________________________

(наименование программы, причина выдачи дубликаты)

 

 

Подпись _________________ /______________________________/ Дата __________20__г.
                     личная подпись                          расшифровка

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я,_________________________________________________________________ ____________,

(ФИО) (дата рождения)

паспорт_______________выдан____________________________________________________,
(серия, номер)(когда и кем выдан)
Адрес регистрации: _____________________________________________________________,
СНИЛС
Гражданство
предоставляю свое согласие УЦ на обработку моих персональных данных.
Я, как получатель дубликата документа об обучении и (или) о квалификации предоставляю
согласие на использование своих персональных данных исключительно в целях внесения их в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об
образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» согласно нормам Закона об образовании от 29.12.2012г №273-ФЗ и Постановлению Правительства РФ от 31.05.2021г №825.
За выдачу документов об образовании и (или) о квалификации, документов об обучении и
дубликатов указанных документов плата не взимается. (Ст 60. Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ)
До моего сведения доведено, что УЦ  гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент и по моему письменному заявлению.
Я подтверждаю, что, предоставляя согласие, я действую без принуждения и в своих интересах.
"____" ___________ 202__ г. ______________ /________________________________/
ПодписьРасшифровка подписи

 

Приложение 3
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

 

ПРИКАЗ

№______________                                                                                                           г. Сочи
«__»_________202_г.

 

О выдаче дубликата

На основании личного заявления обучившегося
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Оформить в установленном порядке дубликат итогового документа (указываем название программы обучения) для ФИО обучающегося № …, дата выдачи.
2. Оригинал итогового документа (указываем название №… от хх.хх.хх года) считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной части.


Директор УЦ

М.Д. Баловнев______________________
М.П.

Приложение 4
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

 

 

Форма регистрации выдачи документов

 

Форма регистрации выдачи справок

Приложение 5
к Положению о порядке учета, заполнения, выдачи
документов установленного образца при реализации дополнительной общеразвивающей программы
пр.от 03.09.2025г. № 1

(в ред. Приказа Минфина России от 15.06.2020 № 103н)

 

Утверждаю

 

Комиссия в составе 

(должность, фамилия, инициалы)

                                                                                                                                                                                                                                   ,


подлежат списанию: